Forlopd - Plataforma de e-Learning

REGULAMENTO DO FUNCIONAMENTO DA FORMAÇÃO

(English version below)

1. Introdução

O presente regulamento visa estabelecer as normas de funcionamento pelas quais se rege a atividade formativa da FORLOPD Portugal. As regras deste documento são para aplicação em todas as ações de formação, com as devidas especificidades conforme se devolva presencialmente ou à distância, e são extensíveis a todos os colaboradores intervenientes no processo (formandos/as, formadores/as, trabalhadores/as do departamento de formação e as pessoas responsáveis das entidades clientes).

Este documento tem como objetivo dar a conhecer a todos os intervenientes os seus direitos e deveres, de forma a potenciar a máxima eficácia dos cursos.

A distribuição deste regulamento ocorre aquando do início da contratualização dos serviços de formação, sendo passada às pessoas responsáveis da entidade cliente, ou diretamente aos formandos se esta assim o entender, ou disponibilizado na plataforma Moodle, para consulta ou download.

A participação em cursos promovidos pela FORLOPD Portugal pressupõe o conhecimento e a aceitação integral do presente regulamento.

2. Caracterização da FORLOPD Portugal

A FORLOPD Portugal é uma joint-venture fundada em 2023 pela FORLOPD (Espanha) e pela Conceito – Consultoria e Gestão, SA. A sua atividade centra-se na prestação de serviços nas áreas do cumprimento normativo (compliance) e da igualdade salarial, materializando-se através dos serviços nas áreas de igualdade salarial, mediante o desenvolvimento de planos de igualdade e relatórios de desigualdade salarial; prevenção do assédio, através do desenvolvimento do protocolo de prevenção do assédio; regulamento geral da proteção de dados (RGPD) com o desenvolvimento de toda a documentação necessária e acompanhamento; regulamento geral da prevenção da corrupção (RGPC), que à semelhança do RGPD, se executa através do desenvolvimento da documentação necessária e do acompanhamento; e gestão do canal de denúncias.

Neste contexto, o serviço de formação visa dar resposta às necessidades específicas dos clientes, contribuindo para a melhoria contínua das suas práticas internas e para o reforço das competências nas áreas em que a FORLOPD Portugal já presta apoio especializado.

2.1. Missão, Visão e Valores

 A missão da FORLOPD Portugal é prestar serviços especializados de consultoria e formação nas áreas do cumprimento normativo, nomeadamente proteção de dados, prevenção da corrupção, prevenção do assédio e promoção da igualdade salarial, apoiando as organizações no cumprimento das suas obrigações legais e no reforço de práticas éticas, responsáveis e sustentáveis.

A visão da FORLOPD Portugal é ser reconhecida como uma entidade de referência nas áreas do cumprimento normativo e da governação ética das organizações, contribuindo ativamente para a construção de ambientes de trabalho mais transparentes, inclusivos e responsáveis. Pretende, assim, afirmar-se como um parceiro estratégico das organizações na promoção de uma cultura de transparência, assente na valorização, desenvolvimento e melhoria contínua de trabalhadores/as e entidades.

Os valores da FORLOPD Portugal são os seguintes:

• Ética e integridade – promoção de uma atuação baseada em elevados padrões éticos, transparência e responsabilidade;
• Rigor técnico e jurídico – prestação de serviços com elevado nível de competência e atualização contínua face às exigências legais;
• Confidencialidade – garantia da proteção dos dados e da informação dos clientes, em linha com as melhores práticas;
• Independência – atuação imparcial, objetiva e orientada para o cumprimento da lei e defesa dos interesses do cliente;
• Compromisso com o cliente – desenvolvimento de soluções personalizadas e acompanhamento contínuo, ajustados às necessidades específicas de cada organização;
• Inovação e melhoria contínua – adaptação constante à evolução normativa e às melhores práticas do setor;
• Promoção da igualdade e inclusão – valorização da diversidade e combate a qualquer forma de discriminação ou assédio;
• Responsabilidade social – contributo ativo para organizações mais éticas, transparentes e sustentáveis.

3. Organização dos cursos

São descritas de seguida todas as regras e instruções gerais de funcionamento pelas quais se rege a atividade formativa da FORLOPD Portugal, aplicáveis à formação maioritariamente à distância, mas em situações pontuais, também presencial.

A oferta formativa da FORLOPD Portugal divide-se em duas grandes áreas: Gestão e Administração e Direito. Contudo, dentro destas, subdivide-se em matérias mais específicas relacionadas com Recursos Humanos, para os cursos de Igualdade Salarial e Prevenção do Assédio, com Proteção de Dados e com  Prevenção da Corrupção.

Os cursos estão organizados por módulos, sendo que para a realização de um curso na íntegra é necessário completar todos os módulos que o compõe. A organização e os conteúdos das ações de formação encontram-se estandardizados, podendo, contudo, ser ajustados em função das necessidades e objetivos específicos das entidades clientes que pretendam adjudicar o serviço. Essas adaptações são analisadas e definidas caso a caso, mediante reunião prévia.

É possível adjudicar mais do que uma ação de formação em simultâneo, sendo igualmente admissível a inscrição de um formando em diversas formações.

É possível consultar os cursos disponíveis, bem como os seus principais objetivos, mediante a marcação de uma reunião, através de pedidos de informação por email para formacao@forlopd.pt ou sales@forlopd.pt, ou através do site da FORLOPD Portugal disponível em: https://forlopd.pt/.

4. Condições de participação e realização

Todos os cursos que compõe a oferta formativa da FORLOPD Portugal podem ser consultados no Plano de Atividades de Formação, atualizado anualmente. As condições de realização e participação de todos os cursos são semelhantes, pese embora possam existir diferenças.

O serviço de formação da FORLOPD Portugal destina-se essencialmente a entidades coletivas, sendo que as entidades que já são clientes de outros serviços com FORLOPD Portugal beneficiam de condições mais vantajosas na contratação da formação. Sendo a formação promovida no contexto organizacional, os respetivos custos são suportados pela entidade empregadora, não existindo quaisquer encargos diretos para os/as formandos/as.

Para a realização de cursos em regime presencial há um mínimo e um máximo de pessoas para que o curso seja possível, valores que variam mediante cada formação. Em relação aos cursos à distância, não existe um número mínimo nem máximo de formandos exigidos.

Para a inscrição dos/as formandos/as nas respetivas formações, a entidade cliente deverá partilhar uma lista dos nomes e contactos dos trabalhadores que irão realizar a formação, de modo que a FORLOPD Portugal possa disponibilizar as respetivas credenciais de acesso à plataforma e os certificados.

No que se refere ao respetivo calendário e/ou formadores/as, a programação da ação de formação poderá ser objeto de alteração, desde que comunicada com dois dias úteis de antecedência às entidades cliente com formandos/as inscritos/as, salvo impedimento de última hora.

Condições de faturação e pagamento

O valor da formação é calculado com base numa tarifa horária por curso e por formando, podendo ser objeto de ajustamento em função do número de participantes efetivamente abrangidos pelo serviço contratado.

As inscrições apenas deixam de ser faturadas quando a desistência é comunicada até dois dias úteis antes do início da ação de formação, sendo cobradas as restantes situações.

A faturação é efetuada no mês em que a formação é contratada, sendo a respetiva fatura enviada para a morada ou contacto indicado para efeitos de faturação. O prazo de pagamento é de 30 dias a contar da data de emissão da fatura, podendo, em casos devidamente justificados e acordados entre as partes, ser estabelecidas condições de pagamento diferentes.

5. Condições de funcionamento da atividade formativa

Quer se desenvolvam à distância ou presencialmente, durante as ações de formação realizadas pela FORLOPD Portugal, existe sempre um/a Coordenador/a Pedagógico/a responsável pelo acompanhamento da formação, assegurando o cumprimento do planeamento, da execução e da avaliação da formação, sendo que mantém um contacto constante com a pessoa responsável pela formação da entidade cliente.

As ações de formação decorrem de acordo com a calendarização estabelecida com a entidade cliente, sem embargo de eventuais alterações efetuadas nos termos regulamentados.

5.1. Horários, locais, cronograma e duração

Para todas as formações da FORLOPD Portugal, existirá um acesso à plataforma Moodle, para que os formandos/as possam aceder à documentação, ao cronograma, aos cursos, às avaliações, ao regulamento e demais informações necessárias. Independentemente da forma de organização da formação, o acesso digital à plataforma é sempre garantido, através do envio de um email com as credenciais de acesso, um dia antes do início agendado da formação.

O cronograma das formações é desenvolvido pela FORLOPD Portugal e disponibilizado aos formandos/as através da plataforma Moodle, quando a formação se realiza à distância. Quando a formação é em regime presencial, o cronograma é previamente decidido em colaboração com a entidade cliente, e só depois publicado na plataforma moodle.

A formação à distância (e-learning) ou em regime b-learning pode decorrer em qualquer horário, de acordo com a disponibilidade dos formandos. Excluem-se as sessões síncronas, cujo horário é previamente definido no cronograma da formação, tendo sido previamente ajustado à conveniência da entidade cliente.

Os horários e locais da formação presencial variam conforme as necessidades e condições das entidades clientes. Aquando do desenvolvimento do cronograma, a FORLOPD Portugal em conjunto com a entidade cliente, definem os locais (na sede da FORLOPD Portugal, na sede na entidade cliente ou num espaço externo) e os horários nos quais a formação se irá realizar.

A duração dos cursos é estipulada de acordo com os programas de formação, sendo que varia entre 4 e 20 horas.

5.2. Interrupções, repetição de cursos

Caso ocorra a impossibilidade de um/a formando/a inscrito/a participar na formação, poderá fazer-se substituir por outro trabalhador da empresa, devendo esta comunicar a situação à FORLOPD Portugal até 2 dias úteis antes do início da ação.

Caso ocorra a impossibilidade de um/a formando/a inscrito/a participar na formação presencial, isto deverá ser comunicado à FORLOPD Portugal até 2 dias úteis antes do início da formação. No caso de um/a formando/a não conseguir terminar a formação à distância no tempo disponibilizado, mediante acordo com a entidade cliente, a FORLOPD Portugal pode alongar o prazo limite até 1 mês.

5.3. Assiduidade

No caso da formação presencial, em cada sessão de formação, todos os formandos presentes deverão assinar o Registo de Presenças, distribuído pelo/a formador/a. Para atribuição do Certificado de Formação Profissional é exigida a frequência de um mínimo de 90% do total de horas do curso, exceção feita a determinados cursos em que poderão ser exigidos níveis de assiduidade superiores (cursos homologados e/ou co-financiados).

No caso da formação à distância, a assiduidade é aferida através dos registos de acesso e participação dos/as formandos/as na plataforma, bem como da realização das atividades propostas e, quando aplicável, da presença nas sessões síncronas. Para efeitos de certificação, é exigida a frequência nas sessões síncronas.

6. Critérios e Métodos de Avaliação

O fim das ações de formação pressupõe a conclusão da mesma com um aproveitamento nos determinados momentos de avaliação. O processo de avaliação de competências e conhecimentos deve ser transparente, objetivo e do conhecimento de todos os intervenientes no processo formativo.

Tendo em conta a natureza do curso e os objetivos da entidade cliente, a avaliação pode assumir formas diferenciadas e ocorrer em diversos momentos da formação. A metodologia de avaliação é definida no programa da formação de cada curso e comunicada aos formandos/as no início de cada ação de formação.

A metodologia de avaliação da aprendizagem compreende três fases:

• Avaliação Diagnóstica (avaliação dos conhecimentos prévios, se aplicável);
• Avaliação Formativa Contínua (acompanhamento do progresso registado na aprendizagem);
• Avaliação Sumativa (apreciação do desempenho face aos objetivos previamente definidos).

Nos vários cursos os/as formandos/as irão encontrar alguns dos seguintes instrumentos de avaliação:

• Testes escritos;
• Exercícios para testar conhecimentos (escolha múltipla, resposta aberta, Verdadeiro e Falso, ligações, entre outros);
• Trabalhos de aplicação de conhecimentos (individuais ou em grupo);
• Apresentações sobre determinado tema;
• Relatório da formação prática em contexto de trabalho;
• Outros exercícios práticos ou trabalhos adequados aos objetivos da formação.

No final de cada curso, os participantes são avaliados de acordo com os seguintes parâmetros:

• Domínio e aplicação dos conhecimentos (através de exercícios/trabalhos formativos e testes sumativos);
• Participação (conforme os parâmetros de assiduidade definidos e aplicáveis).

A classificação final dos/as formando/as e a consequente decisão de emissão do Certificado de Formação Profissional resultam da avaliação global do seu desempenho ao longo do curso, tendo em consideração o cumprimento dos requisitos de assiduidade e o nível de aproveitamento obtido. Para efeitos de certificação, os/as formando/as deverão cumprir a assiduidade mínima definida para a ação de formação e demonstrar a aquisição dos conhecimentos e competências previstos nos objetivos pedagógicos, através da realização e aprovação das atividades de avaliação, nomeadamente exercícios, trabalhos práticos, testes e demais instrumentos previstos. A emissão do Certificado de Formação Profissional depende, assim, da verificação cumulativa destes critérios, refletindo a participação efetiva do formando e o grau de consecução dos resultados de aprendizagem estabelecidos para o curso. Aos formandos/as que frequentem a ação de formação, mas que não reúnam as condições necessárias para a obtenção de aproveitamento, poderá ser emitido um Certificado de Participação, desde que cumpram os requisitos mínimos de assiduidade definidos para a ação.

7. Descrição das funções e responsabilidades dos intervenientes

7.1. FORLOPD Portugal (entidade formadora)

Compete à FORLOPD Portugal a seleção dos/as formadores/as, que deverão possuir o Certificado de Competências Pedagógicas (CCP), bem como experiência pedagógica e/ou profissional relevante na área de intervenção.

A FORLOPD Portugal assegura ainda o apoio aos formadores/as na preparação, desenvolvimento e acompanhamento das ações de formação, designadamente na elaboração de materiais didáticos e instrumentos de avaliação, na organização dos processos técnico-pedagógicos e na análise e validação dos métodos e técnicas formativas.

Cabe-lhe igualmente a responsabilidade pela gestão administrativa e logística das ações (sempre que aplicável), definição de locais e horários, disponibilização dos meios necessários ao seu funcionamento, avaliação dos resultados obtidos e garantia da correta aplicação dos instrumentos de avaliação, bem como pela apreciação imparcial de eventuais reclamações.

7.2. Formadores/as

Os/as formadores/as deverão cumprir rigorosamente os programas e os planos curriculares dos cursos, bem como respeitar as condições de funcionamento anteriormente apresentadas.

É da responsabilidade do/a formador/a:

• Recolher e organizar toda a informação relativa à ação de formação, ajustando as metodologias ao respetivo conteúdo programático;
• Elaborar os sumários de cada sessão formativa;
• Registar quaisquer ocorrências relevantes;
• Aplicar e proceder à correção dos instrumentos de avaliação;
• Avaliar os/as formandos/as com base em critérios previamente definidos e comunicados no início da formação, remetendo os resultados ao/à Coordenador/a Pedagógico/a no prazo máximo de 30 dias úteis após a conclusão do curso.

7.3. Formandos/as

Direitos

• Frequentar a formação de acordo com os programas, metodologias e processos definidos, garantindo a coerência com os objetivos estabelecidos;
• Beneficiar, quando aplicável e mediante o cumprimento dos requisitos legais, dos apoios previstos no âmbito de ações cofinanciadas;
• Receber, no final do curso, uma Declaração de Frequência, caso não obtenha aprovação, ou um Certificado de Formação Profissional, em caso de aproveitamento;
• Não ser obrigado a realizar atividades que se encontrem fora do âmbito da ação de formação;
• Ter acesso aos programas e a todos os materiais pedagógicos de suporte à formação;
• Beneficiar de acompanhamento e apoio técnico e pedagógico por parte dos/as formadores/as e da coordenação;
• Beneficiar de proteção através de seguro de acidentes pessoais durante as atividades formativas, sempre que aplicável;

No caso da formação à distância:

• Aceder aos conteúdos, metodologias e ferramentas disponibilizadas;
• Receber apoio técnico e operacional para a prossecução dos objetivos da formação, nomeadamente através de canais de contacto como helpdesk, email ou telefone.

Deveres

• Assegurar uma participação regular e pontual nas ações de formação;
• Adotar um comportamento respeitoso e cordial para com formadores/as, coordenadores/as, trabalhadores/as da FORLOPD Portugal e restantes formandos/as;
• Manter o dever de confidencialidade relativamente a informações e recursos a que tenha acesso no âmbito da formação;
• Utilizar de forma adequada os equipamentos, materiais e demais recursos disponibilizados;
• Responsabilizar-se por eventuais danos causados aos equipamentos, quando resultem de uso indevido ou negligente;
• Cumprir todas as obrigações decorrentes da participação na ação de formação, bem como as regras estabelecidas pela FORLOPD Portugal;
• Respeitar os prazos definidos e comparecer nas sessões formativas agendadas, nomeadamente nas sessões presenciais;
• Participar ativamente nas atividades propostas, incluindo fóruns, chats ou momentos de interação pedagógica;

No caso da formação à distância, acresce ainda o dever de:

• Garantir a utilização pessoal e intransmissível das credenciais de acesso à plataforma;
• Assegurar que os conteúdos e comunicações recebidos são utilizados exclusivamente para fins próprios, não sendo divulgados a terceiros sem autorização;
• Utilizar a plataforma de formação de forma responsável, abstendo-se de recolher dados de outros utilizadores sem consentimento ou de partilhar conteúdos protegidos por direitos de propriedade intelectual sem autorização;
• Evitar qualquer prática que comprometa o normal funcionamento da plataforma, incluindo a introdução de software malicioso ou prejudicial.

 8. Formação à distância

No âmbito da formação à distância, a função de coordenação pedagógica é desempenhada por um/a tutor/a online da equipa da FORLOPD Portugal, que assegura o acompanhamento dos/as formandos/as e presta suporte na resolução de dúvidas ou eventuais dificuldades associadas à utilização da plataforma. O/a mesmo/a poderá ser contactado por email através de formacao@forlopd.pt .

8.1. E-Formandor/a

O/a e Formador/a assegura o acompanhamento dos formandos em ambiente online, assumindo um papel ativo na dinamização das atividades na plataforma de e learning.

Compete lhe:

• Promover um ambiente de aprendizagem participativo,
• Orientar os/as formandos/as ao longo do processo;
• Informar os/as formandos/as e esclarecer dúvidas sobre o programa, objetivos e atividades da formação;
• Disponibilizar conteúdos e recursos pedagógicos, estruturando a sua utilização
• Moderar os debates e intervenções realizadas pelos e-formandos/as nos fóruns de discussão;
• Monitorizar o desenvolvimento das aprendizagens e dar feedback.

8.2. E-Formandos/as

As atividades da formação que os/as e formandos/as deverão realizar não seguem uma ordem obrigatória, porém, é necessário concluir cada atividade antes de iniciar a seguinte, forma a reforçar a eficácia do processo de aprendizagem. Os/as e formandos/as devem, ainda, utilizar de forma plena todas as funcionalidades disponibilizadas na plataforma Moodle, nomeadamente o fórum, que é a ferramenta a utilizar nas sessões assíncronas. Além disso, através da plataforma, os/as formandos/as poderão também propor temas a serem abordados, realizar os trabalhos, exercícios ou momentos de avaliação, assim como a sua submissão, a consulta dos documentos ou materiais utilizados pelo/a e-formador/a nas sessões de formação, e encontrar a documentação organizativa da formação.

A aprovação do/a e formando/a implica o cumprimento dos prazos definidos, a obtenção de uma avaliação global positiva e a participação nas atividades obrigatórias, como fóruns e sessões síncronas. Estes critérios são previamente definidos e comunicados aos formandos/as no início da ação de formação.

9. Registo e tratamento de dados

Os dados pessoais dos formandos da FORLOPD Portugal destinam-se, exclusivamente, à organização, funcionamento, gestão administrativa e avaliação das ações de formação em que participam.

A FORLOPD Portugal efetua o tratamento informático dos dados pessoais, procedendo à sua conservação pelo período necessário à gestão do processo formativo para efeitos administrativos, pedagógicos e de avaliação.

Os dados pessoais dos/as formandos/as são igualmente recolhidos para efeitos de emissão dos Certificados SIGO de formação profissional e inseridos no Sistema Integrado de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa (Plataforma SIGO), sendo mantidos sob a responsabilidade da Direção-Geral de Estatísticas da Educação e Ciência (DGEEC).

Quando aplicável, os dados poderão ainda ser comunicados às entidades públicas competentes no âmbito da certificação e supervisão da formação profissional.

Durante este período, é garantido ao titular dos dados o direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, oposição e portabilidade dos seus dados pessoais, nos termos da legislação aplicável e da Política de Privacidade da FORLOPD Portugal. No respeito pela legislação em vigor relativa à proteção de dados pessoais, a FORLOPD Portugal assegura a confidencialidade e segurança da informação tratada.

Para mais informações, poderá consultar a Política de Privacidade da FORLOPD Portugal em https://forlopd.pt/politica-de-privacidade /.

Se considerar que a FORLOPD Portugal não se encontra a tratar licitamente os seus dados pessoais, poderá apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente, designadamente a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): https://www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes/

10. Tratamento de sugestões, reclamações e ocorrências

A FORLOPD Portugal assegura um sistema estruturado de gestão de sugestões, reclamações e ocorrências, enquadrado na sua política de melhoria contínua, visando promover a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos seus clientes e demais intervenientes na atividade formativa. 

Todas as exposições recebidas, independentemente da sua natureza, são registadas, analisadas e tratadas de forma rigorosa e imparcial. As ocorrências registadas no decurso das ações de formação são igualmente objeto de análise e tratamento adequado.  Este processo assegura a recolha, monitorização e avaliação sistemática da informação, envolvendo a gestão na definição de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, com vista ao aperfeiçoamento contínuo da atividade.

As sugestões/reclamações podem ser formalizadas por email, para sales@forlopd.pt ou formacao@forlopd.pt), no espaço de duas semanas após o término da formação, sendo posteriormente avaliadas quanto ao seu fundamento e causas.

As sugestões/reclamações deverão ser dirigidas ao/à gestor/a de formação, da seguinte forma:

Assunto: FORLOPD Portugal – Sugestão/reclamação – Formação ‘X’.

No corpo do email: identificar o curso em questão, a pessoa que apresenta a sugestão/reclamação, a descrição da queixa e o contacto para o qual deve ser endereçado o resultado da análise.

A FORLOPD Portugal garante uma resposta ao interessado/a no prazo máximo de 30 dias.

Desta forma, é promovido um ambiente aberto à participação dos intervenientes, incentivando a partilha de opiniões e contribuindo para a permanente adaptação da entidade às necessidades e expectativas dos seus clientes.

Podem ainda entrar em contacto com a FORLOPD Portugal via chamada telefónica para o contacto geral +351 213 581 000, sendo o horário de atendimento da empresa de segunda a sexta das 9h às 18h.

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This regulation sets out the rights and obligations of trainees, attendance requirements, and the assessment criteria established by FORLOPD Portugal.

 

Training Regulations

1.  Introduction

This regulation aims to establish the operating rules by which the training activity of FORLOPD Portugal is governed. The rules of this document are for application in all training actions, with the due specificities depending on whether it is returned in person or remotely, and are extended to all employees involved in the process (trainees, trainers, employees of the training department and the people responsible for the client entities).

This document aims to make all stakeholders aware of their rights and duties, in order to enhance the maximum effectiveness of the courses.

The distribution of this regulation occurs at the beginning of the contracting of training services, being passed on to the responsible persons of the client entity, or directly to the trainees if it so wishes, or made available on the Moodle platform, for consultation or download.

Participation in courses promoted by FORLOPD Portugal presupposes knowledge and full acceptance of this regulation.

2. Characterization of FORLOPD Portugal

FORLOPD Portugal is a joint venture founded in 2023 by FORLOPD (Spain) and Conceito – Consultoria e Gestão, SA. It's activity focuses on the provision of services in the areas of compliance and equal pay, materializing through services in the areas of equal pay, through the development of equality plans and pay inequality reports; prevention of harassment, through the development of the harassment prevention protocol; General Data Protection Regulation (GDPR) with the development of all necessary documentation and follow-up; General Regulation for the Prevention of Corruption (GRPC), which, like the GDPR, is implemented through the development of the necessary documentation and monitoring; and management of the whistleblowing channel.

In this context, the training service aims to respond to the specific needs of clients, contributing to the continuous improvement of their internal practices and to the strengthening of skills in the areas in which FORLOPD Portugal already provides specialized support.

2.1. Mission, Vision and Values

FORLOPD Portugal's mission is to provide specialized consulting and training services in the areas of regulatory compliance, namely data protection, corruption prevention, harassment prevention and promotion of equal pay, supporting organizations in complying with their legal obligations and reinforcing ethical, responsible and sustainable practices.

FORLOPD Portugal's vision is to be recognized as a reference entity in the areas of regulatory compliance and ethical governance of organizations, actively contributing to the construction of more transparent, inclusive and responsible work environments. It thus intends to assert itself as a strategic partner of organizations in the promotion of a culture of transparency, based on the appreciation, development and continuous improvement of workers and entities.

The values of FORLOPD Portugal are as follows:

• Ethics and integrity – promotion of performance based on high ethical standards, transparency and responsibility;
• Technical and legal rigor – provision of services with a high level of competence and continuous updating in the face of legal requirements;
• Confidentiality – guarantee of the protection of customer data and information, in line with best practices;
• Independence – impartial, objective and oriented to comply with the law and defend the client's interests;
• Commitment to the customer – development of customized solutions and continuous monitoring, adjusted to the specific needs of each organization;
• Innovation and continuous improvement – constant adaptation to regulatory evolution and best practices in the sector;
• Promotion of equality and inclusion – valuing diversity and combating any form of discrimination or harassment;
• Social responsibility – active contribution to more ethical, transparent and sustainable organizations.

3. Organization of courses

All the general rules and operating instructions governing the training activity of FORLOPD Portugal are described below, applicable to training mostly at a distance, but in specific situations, also in person.

FORLOPD Portugal's training offer is divided into two major areas: Management and Administration and Law. However, within these, it is subdivided into more specific subjects related to Human Resources, for the courses of Equal Pay and Harassment Prevention, Data Protection and Corruption Prevention.

The courses are organized by modules, and to complete a course in its entirety it is necessary to complete all the modules that compose it. The organization and content of the training actions are standardized, but may be adjusted according to the specific needs and objectives of the client entities that wish to award the service. These adaptations are analyzed and defined on a case-by-case basis, through a prior meeting.

It is possible to award more than one training course at the same time, and it is also permissible to enroll a trainee in several training courses.

It is possible to consult the available courses, as well as their main objectives, by scheduling a meeting, through information requests by email to formacao@forlopd.pt or sales@forlopd.pt, or through the FORLOPD Portugal website available at: https://forlopd.pt/.

4. Conditions of participation and realization

All the courses that make up FORLOPD Portugal's training offer can be consulted in the Training Activities Plan, updated annually. The conditions of realization and participation of all courses are similar, although there may be differences.

FORLOPD Portugal's training service is essentially aimed at collective entities, and entities that are already customers of other services with FORLOPD Portugal benefit from more advantageous conditions when contracting training. As the training is promoted in the organizational context, the respective costs are borne by the employer, and there are no direct charges for the trainees.

To carry out face-to-face courses, there is a minimum and a maximum of people for the course to be possible, values that vary according to each training. Regarding distance learning courses, there is no minimum or maximum number of trainees required.

For the registration of trainees in the respective training, the client entity must share a list of the names and contacts of the employees who will carry out the training, so that FORLOPD Portugal can provide the respective credentials to access the platform and the certificates.

With regard to the respective calendar and/or trainers, the schedule of the training action may be subject to change, provided that it is communicated two working days in advance to the client entities with registered trainees, unless there is a last-minute impediment.

Billing and payment terms

The value of the training is calculated based on an hourly rate per course and per trainee, and may be adjusted according to the number of participants effectively covered by the contracted service.

Registrations are only no longer invoiced when the withdrawal is communicated up to two working days before the start of the training action, and the remaining situations will be charged.

Billing is made in the month in which the training is contracted, and the respective invoice is sent to the address or contact indicated for billing purposes. The payment period is 30 days from the date of issue of the invoice, and different payment conditions may be established in duly justified cases agreed between the parties.

5. Conditions of operation of the training activity

Whether they are developed at a distance or in person, during the training actions carried out by FORLOPD Portugal, there is always a Pedagogical Coordinator responsible for monitoring the training, ensuring compliance with the planning, execution and evaluation of the training, and maintains constant contact with the person responsible for the training of the client entity.

The training actions take place according to the schedule established with the client entity, notwithstanding any changes made to the regulated terms.

5.1. Times, locations, schedule and duration

For all FORLOPD Portugal trainings, there will be access to the Moodle platform, so that trainees can access documentation, schedule, courses, assessments, regulations and other necessary information. Regardless of the form of organization of the training, digital access to the platform is always guaranteed, by sending an email with the access credentials, one day before the scheduled start of the training.

The training schedule is developed by FORLOPD Portugal and made available to trainees through the Moodle platform, when the training takes place at a distance. When the training is face-to-face, the schedule is previously decided in collaboration with the client entity, and only then published on the moodle platform.

Distance training (e-learning) or b-learning can take place at any time, according to the availability of the trainees. Synchronous sessions are excluded, whose schedule is previously defined in the training schedule, having been previously adjusted to the convenience of the client entity.

The times and locations of face-to-face training vary according to the needs and conditions of the client entities. When developing the schedule, FORLOPD Portugal, together with the client entity, define the locations (at FORLOPD Portugal's headquarters, at the client entity's headquarters or in an external space) and the times in which the training will take place.

The duration of the courses is stipulated according to the training programs, and varies between 4 and 20 hours.

5.2. Interruptions, repetition of courses

If it is impossible for a registered trainee to participate in the training, he/she may be replaced by another employee of the company, which must communicate the situation to FORLOPD Portugal up to 2 working days before the start of the action.

If it is impossible for a registered trainee to participate in the face-to-face training, this must be communicated to FORLOPD Portugal up to 2 working days before the start of the training. In the event that a trainee is unable to finish the distance training in the time provided, by agreement with the client entity, FORLOPD Portugal may extend the deadline by up to 1 month.

5.3. Attendance

In the case of face-to-face training, in each training session, all trainees present must sign the Attendance Register, distributed by the trainer. For the attribution of the Certificate of Professional Training, the attendance of a minimum of 90% of the total hours of the course is required, except for certain courses in which higher levels of attendance may be required (approved and/or co-financed courses).

In the case of distance training, attendance is measured through the trainees' access and participation records on the platform, as well as the completion of the proposed activities and, when applicable, attendance at synchronous sessions. For certification purposes, attendance at synchronous sessions is required.

6. Evaluation Criteria and Methods

The end of the training actions presupposes the completion of the same with a success in the certain moments of evaluation. The process of assessing skills and knowledge must be transparent, objective and known to all those involved in the training process.

Taking into account the nature of the course and the objectives of the client entity, the evaluation can take different forms and take place at different times of the training. The evaluation methodology is defined in the training program of each course and communicated to the trainees at the beginning of each training action.

The learning assessment methodology comprises three phases:

• Diagnostic Evaluation (evaluation of prior knowledge, if applicable);
• Continuous Formative Assessment (monitoring of learning progress);
• Summative Assessment (assessment of performance in relation to previously defined objectives).

In the various courses, trainees will find some of the following assessment tools:

• Written tests;
• Exercises to test knowledge (multiple choice, open answer, True and False, calls, among others);
• Knowledge application work (individual or group);
• Presentations on a certain topic;
• Report of practical training in a work context;
• Other practical exercises or assignments appropriate to the objectives of the training.

At the end of each course, participants are evaluated according to the following parameters:

• Mastery and application of knowledge (through training exercises/assignments and summative tests);
• Participation (according to the defined and applicable attendance parameters).

The final classification of the trainees and the consequent decision to issue the Certificate of Vocational Training result from the overall evaluation of their performance throughout the course, taking into account compliance with the attendance requirements and the level of achievement obtained. For certification purposes, trainees must comply with the minimum attendance defined for the training action and demonstrate the acquisition of the knowledge and skills provided for in the pedagogical objectives, through the completion and approval of the assessment activities, namely exercises, practical work, tests and other instruments foreseen. The issuance of the Vocational Training Certificate thus depends on the cumulative verification of these criteria, reflecting the effective participation of the trainee and the degree of achievement of the learning outcomes established for the course. Trainees who attend the training course, but who do not meet the necessary conditions to obtain success, may be issued a Certificate of Participation, provided that they meet the minimum attendance requirements defined for the action.

7. Description of the roles and responsibilities of the stakeholders

7.1. FORLOPD Portugal (training entity)

FORLOPD Portugal is responsible for selecting the trainers, who must have the Certificate of Pedagogical Skills (CCP), as well as relevant pedagogical and/or professional experience in the area of intervention.

FORLOPD Portugal also ensures support to trainers in the preparation, development and monitoring of training actions, namely in the preparation of didactic materials and assessment tools, in the organization of technical-pedagogical processes and in the analysis and validation of training methods and techniques.

It is also responsible for the administrative and logistical management of the actions (whenever applicable), definition of places and times, provision of the necessary means for its operation, evaluation of the results obtained and ensuring the correct application of the evaluation instruments, as well as the impartial assessment of any complaints.

7.2. Trainers

Trainers must strictly comply with the programs and curricular plans of the courses, as well as respect the operating conditions presented above.

It is the responsibility of the trainer:

• Collect and organize all the information related to the training action, adjusting the methodologies to the respective syllabus;
• Prepare the summaries of each training session;
• Record any relevant occurrences;
• Apply and correct the evaluation instruments;
• Evaluate the trainees based on previously defined criteria communicated at the beginning of the training, sending the results to the Pedagogical Coordinator within a maximum of 30 working days after the completion of the course.

7.3. Trainees

Rights

• Attend training in accordance with the defined programs, methodologies and processes, ensuring consistency with the established objectives;
• Benefit, when applicable and subject to compliance with legal requirements, from the support provided for in the scope of co-financed actions;
• Receive, at the end of the course, a Declaration of Attendance, if you do not pass, or a Certificate of Professional Training, if you are successful;
• Not be forced to carry out activities that are outside the scope of the training action;
• Have access to programs and all pedagogical materials to support training;
• Benefit from monitoring and technical and pedagogical support by the trainers and coordination;
• Benefit from protection through personal accident insurance during training activities, whenever applicable;

In the case of distance learning:

• Access the content, methodologies and tools made available;
• Receive technical and operational support for the pursuit of training objectives, namely through contact channels such as helpdesk, email or telephone.

Duties

• Ensure regular and punctual participation in training actions;
• Adopt a respectful and cordial behavior towards trainers, coordinators, FORLOPD Portugal employees and other trainees;
• Maintain the duty of confidentiality regarding information and resources to which it has access within the scope of training;
• Properly use the equipment, materials and other resources made available;
• Be responsible for any damage caused to the equipment, when it results from improper or negligent use;
• Comply with all obligations arising from participation in the training action, as well as the rules established by FORLOPD Portugal;
• Respect the defined deadlines and attend the scheduled training sessions, namely face-to-face sessions;
• Actively participate in the proposed activities, including forums, chats or moments of pedagogical interaction;

In the case of distance training, there is also the duty to:

• Ensure the personal and non-transferable use of the access credentials to the platform;
• Ensure that the content and communications received are used exclusively for their own purposes, not being disclosed to third parties without authorization;
• Use the training platform responsibly, refraining from collecting data from other users without consent or sharing content protected by intellectual property rights without authorization;
• Avoid any practice that compromises the normal functioning of the platform, including the introduction of malicious or harmful software.

8. Distance learning

Within the scope of distance training, the pedagogical coordination function is performed by an online tutor from the FORLOPD Portugal team, who ensures the monitoring of the trainees and provides support in resolving doubts or any difficulties associated with the use of the platform. The same can be contacted by email at formacao@forlopd.pt .

8.1. E-Trainee

The Trainer ensures the monitoring of the trainees in an online environment, taking an active role in boosting the activities on the e-learning platform.

It is responsible for:

• Promote a participatory learning environment,
• Guide the trainees throughout the process;
• Inform the trainees and clarify doubts about the program, objectives and activities of the training;
• Provide content and pedagogical resources, structuring their use
• Moderate the debates and interventions carried out by the e-trainees in the discussion forums;
• Monitor the development of learning and give feedback.

8.2. E-Trainees

The training activities that the trainees must carry out do not follow a mandatory order, however, it is necessary to complete each activity before starting the next one, in order to reinforce the effectiveness of the learning process. Learners must also make full use of all the features available on the Moodle platform, namely the forum, which is the tool to be used in asynchronous sessions. In addition, through the platform, trainees will also be able to propose topics to be addressed, carry out work, exercises or evaluation moments, as well as their submission, consult the documents or materials used by the e-trainer in the training sessions, and find the organizational documentation of the training.

The approval of the learner implies meeting the defined deadlines, obtaining an overall positive evaluation and participating in mandatory activities, such as forums and synchronous sessions. These criteria are defined in advance and communicated to the trainees at the beginning of the training course.

9. Recording and processing of data

The personal data of FORLOPD Portugal trainees are intended exclusively for the organization, operation, administrative management and evaluation of the training actions in which they participate.

FORLOPD Portugal carries out the computer processing of personal data, storing it for the period necessary to manage the training process for administrative, pedagogical and evaluation purposes.

The personal data of the trainees are also collected for the purpose of issuing the SIGO Certificates of professional training and inserted in the Integrated Information and Management System of the Educational and Training Offer (SIGO Platform), being kept under the responsibility of the Directorate-General for Education and Science Statistics (DGEEC).

When applicable, the data may also be communicated to the competent public entities within the scope of the certification and supervision of vocational training.

During this period, the data subject is guaranteed the right to access, rectify, delete, limit processing, oppose and portability of their personal data, under the terms of the applicable legislation and the Privacy Policy of FORLOPD Portugal. In compliance with the legislation in force regarding the protection of personal data, FORLOPD Portugal ensures the confidentiality and security of the information processed.

For more information, you can consult FORLOPD Portugal's Privacy Policy at https://forlopd.pt/politica-de-privacidade /.

If you consider that FORLOPD Portugal is not lawfully processing your personal data, you may file a complaint with the competent supervisory authority, namely the National Data Protection Commission (CNPD): https://www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes/

10. Handling suggestions, complaints and occurrences

FORLOPD Portugal ensures a structured system for the management of suggestions, complaints and occurrences, within the framework of its policy of continuous improvement, aiming to promote the quality of the services provided and the satisfaction of its customers and other stakeholders in the training activity. 

All exposures received, regardless of their nature, are recorded, analysed and treated in a rigorous and impartial manner. Occurrences recorded during the training are also analysed and dealt with appropriately.  This process ensures the systematic collection, monitoring and evaluation of information, involving management in the definition of corrective, preventive or improvement actions, with a view to the continuous improvement of the activity.

Suggestions/complaints can be formalized by email, to sales@forlopd.pt or formacao@forlopd.pt), within two weeks after the end of the training, and subsequently evaluated as to their basis and causes.

Suggestions/complaints should be addressed to the training manager, as follows:

Subject: FORLOPD Portugal – Suggestion/complaint – Training 'X'.

In the body of the email: identify the course in question, the person who submits the suggestion/complaint, the description of the complaint and the contact to whom the result of the analysis should be addressed.

FORLOPD Portugal guarantees a response to the interested party within a maximum period of 30 days.

In this way, an environment open to the participation of stakeholders is promoted, encouraging the sharing of opinions and contributing to the permanent adaptation of the entity to the needs and expectations of its customers.

You can also contact FORLOPD Portugal via telephone call to the general contact +351 213 581 000, with the company's opening hours from Monday to Friday from 9 am to 6 pm.